ビデオ会議・Web会議をスムーズに行うための事前に準備しておくべきことまとめ 2020.09.14
働き方改革やコロナウイルスの蔓延によって、テレワークや在宅ワークが広がり、ビデオ会議をおこなう企業が増えている状況です。
法人向けレンタルPCをご利用いただく企業においても、大半がビデオ会議をおこなうようです。そこで今回はビデオ会議の直前にあたふたしてしまうケースも多くなっているようですので、事前に用意しておくべき点を解説していきます。
準備できていないと、相手に迷惑をかけてしまうことがありますので、しっかりと確認していきましょう。
もくじ
ビデオ会議・Web会議ツールの無料トライアルの活用
どのような目的で利用するかは各企業やチームによって異なりますので、サービスを試しておく必要があります。
嬉しいことにビデオ会議ツールのほとんどが無料試用に対応していますので、主要なものを一通り試してみましょう。
回線の安定度やチャット機能の使いやすさなど、参加者視点に立って触ると、ガイドしやすいです。
手軽にオンラインミーティングをしたい、がっつり画面共有して在宅勤務を行うなど様々なニーズ毎にオススメのツールを以下で紹介していますのでこちらもご覧ください。
機材を用意する
ビデオ会議に必要なものは、主にパソコンやタブレットかスマホです。
使用するパソコンや端末にカメラやマイクが内蔵されていない場合は、Webカメラやヘッドセットを用意する必要があります。
また、他のアプリを起動していても処理が遅くならないか、何人でビデオ会議を行うかも機材を選ぶポイントになります。
ビデオ会議で使う機材はこちらの記事でも紹介していますので、性能が不十分なものがあれば買い足しましょう。
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弊社で提供しているレンタルパソコンには、Webカメラやマイクが内蔵されているためすぐにWeb会議でお使いいただけます。
詳しい製品仕様などについては以下のページで紹介しています。
機材の設置と動作確認
ビデオ会議に必要な機材を用意したら、それらを配置する場所を選びましょう。
例えばカメラであればどこまで映るかなどを確認して、角度などを調整しているといいでしょう。
Zoomであれば自分で会議を開いてみて、一連の動作を行い、機材トラブルやエラーが起きないか確認しておくのがベストです。
ハウリングにはすぐ対処しておく
機材トラブルの中で特に多いのがキーンという音が生じる「ハウリング」です。相手に不快感を与えてしまうので要チェックです。
ハウリングは、マイクがスピーカーから出る音を拾って、増幅して再生を繰り返すことで起きる現象です。
ビデオ会議では複数人対複数人で行うことがあり、お互いのマイクとスピーカーが干渉し合ってハウリング起こりやすくなっています。
各PCのマイクをミュートにするか、ビデオ会議をするPCを一つの端末にしましょう。
後者の場合は画角が広い設置型のWebカメラを使うと、メンバーの顔を漏れなく写すことができます。
雑音がないかもチェック
ネットワーク回線とデバイスがあればどこでもできるWeb会議ですが、その分回りの雑音には気を使う必要がありますので、雑音が多い騒がしい場所は避けましょう。
高性能なマイクや設定によっては、小さい音を拾ってしまうことがありますので、マイクのテストを行ってハウリングと同時にチェックしておきます。
よくある例としては、エアコンの送風がマイクにあたり、稼働音がノイズのように聞こえてしまうことがあります。
主催者（ホスト）は早めに入っておく
ビデオ会議をスムーズに進めるには事前準備が非常に大切ですので、進行役を担うことの多いホストは早めにログインしておきましょう。
機材のスタンバイが終わったら軽くリハーサルをして、会議の流れを掴んでおきます。
参加者が入ってきたら、「時間通りに来てくれてありがとうございます。」と伝えましょう。
始まる前に軽くコミュニケーションを取っておくことで、会議内容がより有意義なものになります。
主催者でなくても5分前にはログインして、雑談で場を温めておくと尚良いですね。
資料をすぐに共有できるようにしておく
ビデオ会議では紙の資料ではなく、ファイルストレージや転送、画面共有などで情報をシェアします。
その際に「どのファイルだっけ…。」と探し回っていると、相手を待たせてしまい、会議の進行が滞ってしまいます。
そうならないためにもビデオ会議を行う日付を名前に入れたフォルダを作成し、ひとつにまとめておくことをおすすめします。
すぐに共有できるだけでなく、「さっきのファイル送って欲しい」と言われたときは圧縮してすぐに送信できます。
また、ファイルストレージのどのフォルダに保存するかもしっかり確認しておきたいですね！
貰っている資料をプリントアウトして手元に置いておく
ビデオ会議のメリットのひとつはペーパーレスにありますが、画面共有で資料を見ようとすると文字が小さくて見えないことがあります。
特にノート1台で作業していると起こりがちですので、事前に印刷して手元においておきましょう。
名札やネームボードの準備
ビデオ会議上では名刺交換ができないため、会議中にやりとりをする際に名前が分からなかったり、名前を聞いても覚えられないことがあります。
そこであらかじめネームボードや名札を準備しておけば、いちいち確認する必要はなくなります。
また、発言時に「◯◯です。その件については～」といったように、名前を言うように癖を付けておくのもオススメです。
議題と参加者の役割を明確にしておく
ビデオ会議だけでなく会議全般にも言えることですが、ダラダラと伸びてしまい、発言しない人がいますよね。
そういった事態を避けるためにも参加者には議題と、どのような役割をして欲しいのかを共有しておきましょう。
ビデオ会議は自分の姿が映る分、参加意識を高めやすくなっていますので、その利点を活かしていきたいですね。
進行役（ファシリテーター）の選定
ビデオ会議をいつ開催するかが決まったら、進行役であるファシリテーターを決定しましょう。
参加者の発言を促す重要な役目ですので、早めに選定して準備してもらうことでより満足度の高い議論が可能になります。
対面しないオンラインの会議は、実際の会議に比べて情報量が少ないです。
発言している人の意図が伝わり辛いことや、情報が不足してコミュニケーションエラーが起こる場合もあります。事前に要点を整理して伝えていくことも大事です。
また、ファシリテーターが進行に集中できるように、タイムキーパーも決めておくのをオススメします。
準備のチェックリストを作り、配布しておく
ビデオ会議に慣れていない参加者のために、準備段階のチェックリストを作って配布しておきましょう。
カメラから音声、接続確認の仕方を自分で一通り確認しておけば当日の機材トラブルを未然に防ぐことができます。
筆記用具も用意する
発言者の内容をより理解するために、図やイメージをアウトプットするノート・ペンなども手元に置いておきます。
ホワイトボードと濃い色のペンも用意して絵で説明すれば、より理解しやすくなります。
PCに打ち込むのもいいですが、いざ必要になったときにそばにあると非常に便利ですので、アナログも有効活用していきましょう。
まとめ
今回はビデオ会議をスムーズに進行するための用意・準備についてお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。
一通りの流れを読んで前もって準備しておくことで、1回1回のビデオ会議がより良いものになります。
ぜひ今回の記事を参考にしてビデオ会議の質を向上させてください。
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