レンタルパソコン を社員に貸出す際の制限とは?トラブルなく会社の情報と信用を守る方法 2021.04.03

近年、業務をおこうなうためにパソコンを使う会社は多数を占める状況です。
その中でも1年で度々、企業の情報漏洩のニュース等が報じられています。

また今年においては、元社員が競合企業へ転職をおこなった際に、機密情報を競合企業にもっていき共有をおこなうという事件もありました。
ニュースに取り上げられていないものもあると思うと、対岸の火事とは思えません。

当社が扱う レンタルパソコン においても、お客様が社員への貸し出しをおこなうかたちになるため、その様な問題になってはお客様の不利益になるので、不安です。
そこで今回は会社が借りる レンタルパソコン などを社員へ貸し出す際に、どの様な制限をおこなえばこのような問題が防げるのか掘り下げていこうと思います。

レンタルパソコン を社員へ貸出する際に定めるべき制限

(1)利用目的を伝えた上で貸与する
パソコン貸与 利用目的

会社の所有するノートパソコン、会社が調達した レンタルパソコン 。どちらも業務で利用するからには結果として会社の持つ情報を扱う事に変わりはありません。

重要な情報の漏洩、会社の損害の原因となる行為をさせないために、まず会社側は何をするべきなのでしょうか。
会社によっては就業規則や会社の物品を貸与する際に会社側はパソコンを貸与する従業員へ「何のために貸与するのか」という目的を明確に伝えなくてはなりません。

貸与するパソコンを使ってどんな業務をおこなうのかを明確に伝え、認識の相違がないようにしましょう。
また、目的を伝えるだけでなく、パソコン管理規則などを設けて社員へ認知させることも必要です。

パソコン保管規則のテンプレートは以下よりダウンロードできます。


Word版:pc管理規則
PDF版:pc管理規則

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

 

(2)禁止事項はどの様なものか
パソコン貸与 禁止事項

では上述したように目的・業務の遂行のためである旨を伝えた上でどんな禁止事項を定めるのがよいかについて説明します。
原則、会社の保有するパソコン等を利用する際、業務の遂行以外の使用を禁止する事が一般的となっています。

就業規則等でインターネットの私的利用、会社の持つ情報を業務遂行以外の目的でコピーや転送、第三者へ開示しないように制限し、明確な禁止事項として定めておくことがよいでしょう。

規定の整備をきちんとおこなう事で利用する社員と規則を共有し、認識のズレがなくなり
貸与したパソコンで私的な目的で利用した場合、職務時間中であれば職務専念義務違反となります。

(3)監視方法においては
パソコン貸与 監視方法

貸与したノートパソコン等の私的利用を監視するにあたって気をつけたいポイントを説明します。
ただ会社の一存だけで従業員の制限や禁止事項を監視する事はプライバシーの侵害となってしまいます。

そのため、就業規則等において会社側は貸与したパソコンを利用するにあたって監視ができ、利用者の意思に関係なく必要に応じてパソコンの受け渡しを求められた場合、会社へ返還しなければならない。といった内容を明確に定め、正しく監視をおこなわなくてはなりません。

この規則を定め、従業員に予め周知しておくことで、会社側は原則として利用者の同意なく私用メールの監視をする事ができます。
過去に上記のような規定を定めていなかった事で、問題が裁判まで発展し、従業員のプライバシーを侵害する不法行為と判断されたケースもあります。

社会人として当たり前のことだから解っていると思った。では済まされない事態に発展してしまいますので、事前に就業規定に定めておきましょう。

(4)調査方法においては
パソコン貸与 調査方法

就業規則等に調査方法に関して定めたからといって、無断で従業員の利用している端末の中身を見る事は出来ません。
端末にパスワードがかけられている、そうでない場合でも利用者へ調査を目的とした事を通告し、インターネット閲覧のログの監視や私用メールなど端末の中身を確認するようにしましょう。

また、利用者の故意でない場合であっても、いつの間にかハッキングなどによってウイルス感染や情報の抜き取りがされてしまう可能性もあります。貸与したパソコン等の利用端末は定期的にチェックする事が望ましいです。

(5)問題発生時の対処方法は
パソコン貸与 問題発生

予め禁止事項の違反をした場合の罰則を設けておくことで違反行為の抑止となりますが、それでも規定に違反し、会社の損害となってしまった場合、まずは会社で可能な限りのフォローをし問題解決に努めます。

また、違反をした従業員の罰則に関しては損害規模によって適正な罰則を与える事が望ましいです。
就業規則等に記載すべき項目や罰則等に関して、過去記事『会社パソコンの貸与ルール┃就業規則・持ち出し申請書の作り方(テンプレートあり)』にて記載しておりますので、詳しく知りたい方はご覧ください。

従業員へ正しく業務遂行させる

今回は会社がレンタルパソコン等の端末を従業員に貸与する際、会社の損害を出させない為に従業員に対して定める制限をご紹介しました。
これらは会社持つ重要な情報を守り、損害を出させない事はもちろん、会社の信頼維持のためでもあります。
また、就業規則等に制限等を明確に記載する事で正当に調査・監視をおこない、正しく利用している従業員のプライバシーもまた守られます。
貸し出す際は制限を定めるだけでなく、業務を正しく遂行させるために調査・監視をおこなう点も記載し、会社側と従業員側が安心・安全にレンタルパソコン等の端末を貸与、利用させるようにしましょう。
ノートパソコンやタブレットなどは、正しく制限・禁止事項を定めて利用する事で業務の効率が上がるものです。

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