テンプレートあり!会社パソコンの貸与ルール┃貸与契約書・持ち出し申請書の作り方 2021.04.03

会社において、レンタルパソコンやスマホ等の電子機器を社員に貸与することは、いまや一般的となっていますが、その際には規定(ルール)を設けることも忘れてはいけません。

会社が社員は機密情報を漏らさないのが当然と思っていても、明確な規定がないと致命的なトラブルが発生したり、発生してしまった際の対処に悩まされたりすることになります。

不用意な行動が情報漏洩につながったり、会社にとって大きな損害につながったりすることもあるため、あらかじめ明確な規定を設けるようにしましょう。

その際の方法としてあげられるのが、以下のようなものです。

  1. 就業規則
  2. 貸与の際の誓約書
  3. 持出申請書
  4. テレワーク規定
  5. 機密管理規程
  6. 秘密保持誓約書

今回は上記したものそれぞれの内容について、テンプレートを交えて解説していきます。

1.会社のパソコンを貸与する際に従業員へ提出させる書類(各テンプレートあり)

会社の保有する端末を持出しする際、従業員への通知方法は以下の①~③の方法でおこなう事が一般的となっています。
それぞれテンプレートのダウンロード先も含め、順を追って説明していきます。

①就業規則

就業規則

出典:「厚生労働省ホームページ

会社でノートパソコンなどの電子機器を使用するに際して、就業規則には以下のような記載がされています。

記載事項内容
【遵守事項】・利用者は貸与されたパソコンが破損、紛失、盗難のないようにする
・パソコンを業務目的以外で使用しない(ネット閲覧・電子メール送受信など)
【禁止事項】・会社の許可なく持出しをしない、社外の者に利用させない
・パソコンに保存されたデータやファイルの使用、消去、第三者への提供をしない
・会社の許可なくパソコンの改造・分解、システム変更などをしない
・会社の許可なく指定されたソフトウエア以外の利用をしない
・パソコン内のソフトの複製、転用の禁止
・会社の許可なくUSBメモリ等のデータを含む物の使用を禁止
【パスワード管理】・利用者は責任をもってパソコンの使用に必要なIDやパスワードを管理し、第三者に漏洩しない
【データ利用】・業務の目的のために会社が作成するファイル・データを利用する事ができる
【データ引継ぎ】・利用者は担当の変更、休暇など必要に応じてパソコン内のデータや情報など次に利用する者へ不備なく引継ぎをおこなう
【モニタリング】・利用者の同意がなくても、必要に応じて会社が求めた時にパソコンを会社へ返還しなければならない場合がある
【報告】・利用者は破損・紛失盗難被害にあったとき、パスワードが第三者へ漏洩したとき、パソコンに不具合が生じたとき、不正アクセス・ウイルス侵入など異常をきたしたときには速やかに会社へ報告する
【懲戒処分】・本就業規則に違反した場合は懲戒処分をおこなう(口頭注意、始末書の提出を要求、懲戒処分、減給処分、退職を要求)
【誓約書】・利用者は会社が別途定める貸与するパソコンの使用、機密保持などに関する誓約書を作成、提出する

ノートパソコンを貸与する際、就業規則では上記のような内容が記載されています。 また、貸与にあたって誓約書を提出する旨も記載されています。

テレワーク・在宅ワーク向けの就業規則のテンプレートは以下からダウンロードできます。

モデル「テレワーク就業規則」

Word版:モデル「テレワーク就業規則」(在宅勤務規定)
PDF版:モデル「テレワーク就業規則」(在宅勤務規定)
PDF元:厚生労働省テレワーク モデル就業規則より

次に、貸与誓約書にはどのような記載がされているのか確認していきます。

②貸与誓約書

就業規則にも記載があるノートパソコンの貸与にあたって、提出しなければならない貸与誓約書をみていきます。

日本国内で発生する企業の情報漏えいのほとんどは、社員のノートパソコンの持ち出しが原因となっているのが現状です。社員の過失による会社の損害を未然に防ぐために、就業規則とは別に誓約内容を定めて、利用者に貸与誓約書を提出させるのが効果的です。

以下、誓約書にどういった内容を記載すべきなのかをまとめました。

貸与誓約書 記載事項
・パソコンに保存されている会社の情報を外部に流さない
・個人的な要件で情報を送受信しない
・セクシャルハラスメントとなる情報を流さない
・パソコンを使用して社内での誹謗中傷の情報を流さない
・パソコンを使用して国籍や宗教、障害者への差別情報を流さない
・個人的な使用で業務に関係のないWEBの閲覧をしない
・業務に関係のない文書や画像の編集、ダウンロードをしない
・ID、パスワードは厳重に管理をする
・許可なくパソコンの改造・周辺機器への接続や解除をしない
・在職中、または退職後に業務で得た情報を使用し、不正アクセスをしない
・許可なくアプリケーションやソフトをインストールしたり、ダウンロードをしない
・機密情報を許可なく複製・謄写をしない

このように誓約内容を記載しておくことで、会社に損害を与えるようなトラブルを未然に防ぐことができます。 また、誓約書の提出時に改めて口頭で念を押すことでも、社員の情報管理意識を高めることが可能です。

貸与誓約書のテンプレートは以下からダウンロードできます。

貸与誓約書

Word版:貸与誓約書
PDF版:貸与誓約書
当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

③持ち出し申請書(持出許可申請書)
持出し申請書

次に、社外へノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を持ち出す際に提出してもらう、持出申請書の内容をご説明します。

会社によっては原則持ち出しを禁止にしているところもありますが、テレワーク・在宅ワークなど、やむを得ない理由がある場合は必要に応じて持出申請書を提出させます。

こちらは利用者の確認だけでなく、ノートパソコンの管理をおこなう上でも重要な役割を果たします。

持出申請書 記載事項
・ノートパソコン・タブレットなどの端末持出理由・目的
・持出期間、使用場所
・持出す端末の種類、機種名やシリアル番号等
・利用者名、必要に応じて押印

上記の申請書を提出させることで、各端末を「いつ・誰が・どこで」利用したかの管理ができるので、万が一トラブル等が発生した場合でも原因を早急に解明できます。

持出申請書のテンプレートは以下よりダウンロードできます。

持ち出し申請書

Word版:情報機器等社外持出し使用申請書兼許可書
PDF版:情報機器等社外持出し使用申請書兼許可書

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

④テレワーク・在宅ワーク規定

テレワーク・在宅ワークの規定

テレワーク・在宅ワークを導入する際に設けておくべきテレワーク規定についてです。テレワーク規定は、テレワークをおこなう対象者や労働時間、テレワーク中の規律や費用の負担などを従業員に認知させる目的で規定します。

テレワークをするにあたっては、社内のように細かい指示や業務管理をすることが難しいため、業種や業務内容に適した細かい規定を設けることが重要です。

テレワーク規定 記載事項
・総則
・対象者・対象業務
・勤務の申請手続き
・労働時間
・給与
・服務規律
・安全衛生
・費用負担
・連絡体制
・教育訓練

上記のように、テレワーク・在宅ワークに移行しても業務効率下げず、滞りなく業務を行うために必要な規定を認識させることで、勤怠管理や費用面でのトラブルを避けることができます。

テレワーク・在宅ワーク規定テンプレートは以下よりダウンロードできます。

テレワーク規定

Word版:テレワーク規定
PDF版:テレワーク規定

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

⑤機密管理規定

機密管理規定

ノートパソコンやタブレットなどの機器を持ち出すことで懸念されるのが、機密情報の漏洩です。 この機密情報の管理をより強固なものにするために設けなくてはならないのが機密管理規定です。

特定の者以外に明らかにしないようにする極秘、社外に流出しないようにする社外秘、機密事項の区分や要件、適用対象を記載し、機密事項の管理・取り扱い方法を定めます。

機密情報の漏洩は会社の信頼や存続に関わる事態に発展しかねません。機密情報の管理規定は、必ず設けるようにしましょう。

機密管理規定 記載事項
・総則(目的)
・機密要項の区分、要件
・適用範囲
・機密資料の種類
・機密管理(管理者、管理者の責務、、機密事項の取り扱いなど)
・取引祭との対応
・罰則など

機密管理に関しての規定は従業員に目的や内容を認知させるだけでなく、罰則を設けて規定違反の抑止をさせることが重要です。

機密管理規定のテンプレートは以下よりダウンロードできます。

機密管理規定

Word版:機密管理規定
PDF番:機密管理規定

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

⑥機密保持誓約書

秘密保持誓約書

機密情報は規定を設ける際に罰則を記載しますが、規定とは別で誓約書を作成し、従業員に誓約・提出させるようにしましょう。

規定を設けることで当然抑止力にはつながりますが、誓約書の提出を義務付けることで、その効果はさらに高まります。

機密情報の管理は会社の最も重大な事柄のひとつです。誓約書によって機密情報保持に対する従業員の意識を高めましょう。

秘密保持誓約書 記載事項
・機密情報の守秘義務
・機密資料
・守秘義務契約
・秘密資料の管理義務
・誓約期間
・守秘義務違反

上記の項目を機密保持誓約書に記載するのが一般的です。 会社の業種に合った内容を盛り込んで漏れがないよう作成し、しっかり確認したうえで誓約書を提出してもらいましょう。

テンプレートは以下よりダウンロードできます。

Word版:機密保持誓約書
PDF版:機密保持誓約書

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

2.提出書類を徹底し、会社の損害を防ぐ
不正アクセス防止

日本でもテレワーク・在宅ワークが浸透し、働き方の多様化はますます進んでいます。

時間的な猶予や通勤の手間が減って便利になった反面、情報漏えいや不正アクセスなどによる会社へのリスクにも慎重になる必要があります。機密情報のずさんな取り扱いから、大損害を被ることになりかねません。

また、既に導入している企業もありますが、クラウドサインなどの電子誓約が普及すれば、より便利・容易に必要な書類を提出させることができます。誓約書などを直接提出する手間が省けることで、誓約をよりスムーズに行えるようになるはずです。

加えて、レンタルPCを利用する際、セキュリティ面でも安心して利用できるリモートアクセス・リモートデスクトップも、あわせて利用すると良いでしょう。

過去に「レンタルパソコンで使うリモートデスクトップツール10選」を公開しておりますので、リモートアクセスのことでお悩みの場合は是非こちらもご覧ください。

3.会社・従業員が快適に業務をおこなうために

本記事では、会社が従業員へパソコンなどの端末を貸与する際の規則、作成・提出させる書類に関してご紹介しました。

トラブルがあった際の取り決めが就業規則に記載されてなかった、誓約書を提出させていなかったといったことが原因で、会社が多大な責任を負うことになってしまう場合もあります。

会社側からすれば、社員が私的利用をしないのは当然だったと思っていた、と言いたくなるかもしれません。しかし、仮に裁判になったとしたら、一般的には『就業規則に記載していなかった』『誓約書を提出させなかった』という理由で会社側に責任があるとされてしまう事が多いのが現実です。

貸与する従業員に禁止事項や制限を認識させ、誓約書等を提出させることで、会社としても安心して業務を任せられます。従業員も会社から禁止されていることをあらためて認識することができ、自覚をもって責任ある行動をするはずです。

今回ご紹介した内容を今一度確認して、会社の情報漏洩リスク管理に努めましょう。

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