会社パソコンの貸与ルール┃就業規則・持ち出し申請書の作り方(テンプレートあり) 2021.04.03

法人において、業務を進めるためレンタルパソコンやスマホ等の電子機器を社員に貸与することが一般的になっておりますが、その際には規定(ルール)を設けているところもあります。
貸与する以上あたりまえと会社側は思っていても、社員数の増加に伴いトラブルも増えます。あらかじめ設けておくのが望ましいようです。
理由としては社員が私的な利用により、何らかのトラブルや情報漏洩につながることや、業務効率を低下してしまう恐れがあり、会社の損害につながることもあるために、注意を促すために設けています。
その際の方法として①就業規則②貸与の際の誓約書③持出申請書④テレワーク規定⑤機密管理規程⑥秘密保持誓約書などの規定や誓約書などを設けます。
今回はその内容について、テンプレートを交えて解説をおこなっていきます。

1、会社のパソコンを貸与する際に従業員へ提出させる書類(各テンプレートあり)

会社の保有する端末を持出しする際、従業員への通知方法は以下の①~③の方法でおこなう事が一般的となっています。
それぞれテンプレートのダウンロード先も含め、順を追って説明していきます。

①就業規則

就業規則

出典:「厚生労働省ホームページ」

会社でノートパソコン等電子機器使用の際、就業規則では以下のような記載があるようです。

記載事項 内容
【遵守事項】 ・利用者は貸与されたパソコンが破損、紛失、盗難のないようにする
・パソコンを業務目的以外で使用しない(ネット閲覧・電子メール送受信など)
【禁止事項】 ・会社の許可なく持出しをしない、社外の者に利用させない
・パソコンに保存されたデータやファイルの使用、消去、第三者への提供をしない
・会社の許可なくパソコンの改造・分解、システム変更などをしない
・会社の許可なく指定されたソフトウエア以外の利用をしない
・パソコン内のソフトの複製、転用の禁止
・会社の許可なくUSBメモリ等のデータを含む物の使用を禁止
【パスワード管理】 ・利用者は責任をもってパソコンの使用に必要なIDやパスワードを管理し、第三者に漏洩しない
【データ利用】 ・業務の目的のために会社が作成するファイル・データを利用する事ができる
【データ引継ぎ】 ・利用者は担当の変更、休暇など必要に応じてパソコン内のデータや情報など次に利用する者へ不備なく引継ぎをおこなう
【モニタリング】 ・利用者の同意がなくても、必要に応じて会社が求めた時にパソコンを会社へ返還しなければならない場合がある
【報告】 ・利用者は破損・紛失盗難被害にあったとき、パスワードが第三者へ漏洩したとき、パソコンに不具合が生じたとき、不正アクセス・ウイルス侵入など異常をきたしたときには速やかに会社へ報告する
【懲戒処分】 ・本就業規則に違反した場合は懲戒処分をおこなう(口頭注意、始末書の提出を要求、懲戒処分、減給処分、退職を要求)
【誓約書】 ・利用者は会社が別途定める貸与するパソコンの使用、機密保持などに関する誓約書を作成、提出する

ノートパソコンを貸与する際、就業規則では上記のような内容が記載されています。
また、貸与にあたり誓約書を提出する旨も記載されています。

テレワーク・在宅ワーク向けの就業規則のテンプレートは以下からダウンロードできます。

モデル「テレワーク就業規則」

Word版:モデル「テレワーク就業規則」(在宅勤務規定)
PDF版:モデル「テレワーク就業規則」(在宅勤務規定)
PDF元:厚生労働省テレワーク モデル就業規則より

では貸与誓約書とはどのような記載があるのかをみていきます。

 

②貸与誓約書

就業規則にも記載されていたノートパソコンの貸与にあたって提出しなければならない、貸与誓約書をみていきます。
日本国内で発生する企業の情報漏えいのほとんどが社員のノートパソコン等の持ち出しが原因となっているようです。

会社の損害を未然に防ぐために、就業規則とは別途誓約内容を定め、利用者に貸与誓約書を提出させます。
では、誓約書にはどういった内容を記載すべきなのかをまとめたのでご覧ください。

貸与誓約書 記載事項
・パソコンに保存されている会社の情報を外部に流さない
・個人的な要件で情報を送受信しない
・セクシャルハラスメントとなる情報を流さない
・パソコンを使用して社内での誹謗中傷の情報を流さない
・パソコンを使用して国籍や宗教、障害者への差別情報を流さない
・個人的な使用で業務に関係のないWEBの閲覧をしない
・業務に関係のない文書や画像の編集、ダウンロードをしない
・ID、パスワードは厳重に管理をする
・許可なくパソコンの改造・周辺機器への接続や解除をしない
・在職中、または退職後に業務で得た情報を使用し、不正アクセスをしない
・許可なくアプリケーションやソフトをインストールしたり、ダウンロードをしない
・機密情報を許可なく複製・謄写をしない

このように誓約内容を記載しておくことで、会社に損害を与えるようなトラブルを防ぐ事ができます。
また、誓約書の提出時に改めて口頭で念を押すこともうっかり…の抑止にもなります。

貸与誓約書のテンプレートは以下からダウンロードできます。

貸与誓約書

Word版:貸与誓約書
PDF版:貸与誓約書
当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

③持ち出し申請書(持出許可申請書)
持出し申請書

次に社外へノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を持ち出す際に提出させる持出し申請書の内容をご紹介します。
会社によっては原則持出しを禁止にしているところもありますが、テレワーク・在宅ワークなどやむを得ない理由がある場合は必要に応じて持出し申請書を提出させます。
こちらは利用者の確認だけでなく、ノートパソコンの管理をおこなう上でも重要な役割となるので、提出させておくと良いでしょう。

持出申請書 記載事項
・ノートパソコン・タブレットなどの端末持出理由・目的
・持出期間、使用場所
・持出す端末の種類、機種名やシリアル番号等
・利用者名、必要に応じて押印

上記の申請書を提出させる事で「いつ・誰が・どこで」利用したかの管理ができるので、万が一トラブル等が発生した場合でも原因を早急に解明できます。
持出申請書のテンプレートは以下よりダウンロードできます。

持ち出し申請書

Word版:情報機器等社外持出し使用申請書兼許可書
PDF版:情報機器等社外持出し使用申請書兼許可書

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

④テレワーク・在宅ワーク規定

テレワーク・在宅ワークの規定

テレワーク・在宅ワークを導入する際に設けておくべきテレワーク規定についてです。
テレワークをおこなう対象者・対象業務や勤務申請手続き、労働時間、給与について、更にテレワーク中の規律や費用の負担、連絡体制などに規定をもうけて、従業員にこれらを認知させる必要があります。
テレワークは社内のように目の届く場所で業務をおこなわないので、業種にあった細かい規定を設けることが重要です。

テレワーク規定 記載事項
・総則
・対象者・対象業務
・勤務の申請手続き
・労働時間
・給与
・服務規律
・安全衛生
・費用負担
・連絡体制
・教育訓練

上記のように、テレワーク・在宅ワークを業務効率下げることなく実施するために必要な規定を認識させることで勤怠維持やトラブルを避けることができます。

テレワーク・在宅ワーク規定テンプレートは以下よりダウンロードできます。

テレワーク規定

 

Word版:テレワーク規定
PDF版:テレワーク規定

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

⑤機密管理規定

機密管理規定

ノートパソコンやタブレットなどの機器を持ち出すことで懸念されるのが、機密情報の漏洩です。
この機密情報を管理するために設けなくてはならないのが機密管理規定です。
特定の者以外に明らかにしないようにする極秘、社外に流出しないようにする社外秘、機密事項の区分や要件、適用対象を記載し、機密事項の管理・取り扱い方法を定めます。
会社の存続の危機に関わる事態に発展しかねない機密情報の管理規定は必ず設けましょう。

機密管理規定 記載事項
・総則(目的)
・機密要項の区分、要件
・適用範囲
・機密資料の種類
・機密管理(管理者、管理者の責務、、機密事項の取り扱いなど)
・取引祭との対応
・罰則など

機密管理に関しての規定は従業員に目的や内容を認知させるだけでなく、罰則を設けて規定違反の抑止をさせることが重要です。

機密管理規定のテンプレートは以下よりダウンロードできます。

機密管理規定

Word版:機密管理規定
PDF番:機密管理規定

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

⑥機密保持誓約書

秘密保持誓約書

機密情報は規定を設ける際に罰則を記載しますが、規定とは別で誓約書を作成し、従業員に誓約・提出させるようにしましょう。
規定を設けることで抑止に繋がりますが、会社にとって機密情報は一番大事な項目の1つです。誓約書によって機密情報保持に対する従業員の意識を高めましょう。

秘密保持誓約書 記載事項
・機密情報の守秘義務
・機密資料
・守秘義務契約
・秘密資料の管理義務
・誓約期間
・守秘義務違反

上記の項目を機密保持誓約書に記載するのが一般的です。
会社の業種に合った内容を盛り込んで、抜かりないよう作成・誓約させるようにしましょう。

テンプレートは以下よりダウンロードできます。

 

Word版:機密保持誓約書
PDF版:機密保持誓約書

当サイトの素材等を利用することによっていかなる不利益が生じたとしても、著作者は一切責任を負いません。

2、提出書類を徹底し、会社の損害を防ぐ
不正アクセス防止

テレワーク・在宅ワークも日本国内で浸透し、働き方が多様化し業務の効率が進んでいます。
しかし、この反面で情報漏えいや不正アクセスなどによる会社の損害も懸念されます。
今回紹介したノートパソコン貸与の際に提出させる書類のためだけに出社となると腰が重くなり、面倒と思われるかもしれませんが、思わぬところから大損害を被る事になりかねません。
既に導入している企業もありますが、クラウドサイン等の電子誓約が普及すれば、より便利・容易に必要な書類を提出させる事ができます。
また、レンタルPCを利用する際、セキュリティ面でも安心して利用できるリモートアクセス・リモートデスクトップもあわせて利用すると良いでしょう。
過去に【レンタルパソコンで使うリモートデスクトップツール10選】を公開しておりますので、リモートアクセスの事でお悩みの場合は是非こちらもご覧ください。

3、会社・従業員が快適に業務をおこなうために

今回は会社が従業員へパソコン等の端末を貸与する際に作成・提出させる書類に関してご紹介しました。
就業規則に記載していなかった、誓約書を提出させなかった事で損害を与えてしまった原因が会社という事になってしまう場合もあります。
会社側からすれば「大人だから」「社会人だから」私的利用をしないのは当然だったと思っていた。と思うかもしれません。
しかしこの場合、仮に裁判になったとしても一般的には『就業規則に記載していなかった』『誓約書を提出させなかった』という理由で会社側に責任があったとされてしまう事が多いです。
貸与する従業員にも事前に禁止事項や制限を認識させ、誓約書等を提出させる事で会社としても安心して業務を任せられますし、従業員も会社から禁止されている事と理解し、私的利用なく効率良く業務に取り組めるのではないでしょうか。

 

お電話からのご相談・お申し込み
03-6385-1099
インターネットからのご相談・お申し込み
ページトップ