レンタルパソコン で業務効率化!Google(グーグル)スプレッドシートの利用方法 2021.05.26

レンタルパソコン使う!Google(グーグル)スプレッドシートの利用方法

レンタルパソコン を導入してテレワーク・在宅ワーク時に活用したいのがGoogle(グーグル)スプレッドシートです。
一般的には、業務上において多くの方が使われるのがマイクロソフトのエクセル(Excel)ですが、テレワーク・在宅ワークにおいても、エクセルのようなソフトは必要になります。

しかし、昨今では部門・課・チーム間での共有も頻繁におこなわれることから、オンライン・クラウド(Web)上に置いておき(保存)、皆で編集・更新・修正をおこなうということも多いのではないでしょうか?

そのようなときに、エクセル以外のソフトとして上がってくるのが、Google(グーグル)スプレッドシートです。
もともとが、オンライン・クラウド(Web)での利用を前提としてあるので、使い勝手の部分では支持を得ています。

また、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で使えることもあり、利用者が広がっている理由の一つでもあります。
今回は、このようにどの業種業界でも利用者が増加しており、レンタルパソコン の利用時にも使用していただく機会が増えていることから、google(グーグル)スプレッドシートの使い方について解説していきます。

 Googoleスプレッドシートの利用方法

①アクセス方法

Googleスプレッドシートは、Google Workspace(旧称・G Suite)の機能のひとつであるGoogleドライブのうち、表計算に特化したオンラインアプリです。
そのため、Googleスプレッドシートを利用するためには、ドライブとの紐付けが不可欠であり、ドライブへの認証経路としてGoogleアカウントのログインが必要になります。

一見複雑なように感じますが、アクセス方法としては以下の2ステップで完結する簡単な流れとなっています。

1・Googleアカウントのログイン

2・Googleスプレッドシートへのアクセス(同時にGoogleドライブと紐付けされる)

アクセス方法はブラウザによって多少の違いがあり、今回はGoogle Chromeから直接アクセスする場合と、その他ブラウザを使用する場合の例としてMicrosoft Edgeを使用した2つのパターンを引用して解説ていきます。

Google Chromeを使用する場合

レンタルパソコン使う!Google スプレッドシート アクセス 方法

 

 

任意のGoogleアカウントにログインした状態からGoogle Chromeを開き、右上のGoogleアプリ一覧表示アイコンをクリックします。

レンタルパソコン使う!Google スプレッドシート アクセス方法

 

一覧をスクロールすると、下部に表示されるアイコンの中から、Googleスプレッドシートをクリックします。

 

レンタルパソコン使う!Googleスプレッドシート アクセス方法

 

Googleスプレッドシート管理画面へのアクセスが完了しました。

その他のブラウザを使用する場合

その他のブラウザを使用する場合には、検索窓に「Googleスプレッドシート作成」と入力すると、一番上に公式ページへのリンクが表示されるため、スムーズにログインすることができます。今回は、Microsoft Edgeを例に、Chrome以外のブラウザからアクセスする方法を解説します。

レンタルパソコン使う!Googleスプレッドシート アクセス方法 検索

 

赤い下線部にある公式リンク「オンラインでスプレッドシートを作成」をクリックすると、Googleスプレッドシートをはじめとした各種サービスの登録画面へと移行します。

レンタルパソコン使う!Google スプレッドシート アクセス方法 Bing

「Googleスプレッドシートを使ってみる」を選択します。

レンタルパソコン使う!スプレッドシート Google アカウントログイン

Googleアカウントへのログイン要求画面へと移りますので、任意のGoogleアカウント情報を「メールアドレス → パスワード」の順に入力し、次へ進みます。
入力が完了すると、Googleスプレットシート管理画面へ移行し、アクセスの完了です。

このようにGoogleのアカウントを持っていれば、ダウンロードなどの手続きを踏まず簡単にアクセスが可能であり、レンタルパソコンにおいても導入手順がログインのみと手軽に利用することができます。

② 基本的な使い方

Googleスプレッドシートは、基本的にマイクロソフト社のエクセルのような表計算ソフトとしての機能を持っており、操作面においてもほぼ違いはありません。
エクセルとの大きな違いとしては、Googleドライブとの紐付けによるクラウド(Web)への格納(保存)が可能な点です。

アカウントと連携しているため、破損などデータの取り出しが不可能な状態に陥る心配も少なく、例えばPCが壊れた際なども別端末からログインすることでシート編集や確認ができる点でも重宝されています。

レンタルPCを利用する際、端末の取り替えや修理などデータ移行が必要なケースも見込まれますが、そういった緊急の際のバックアップとしても有効です。
リモートデスクトップとして複雑な設定を介することなく、簡易的かつ必要な機能を押さえている点が支持され、利用者が急増しています。

また、ファイルやシートをアップロードすることなく、オンライン上でのデータ作成・編集・更新・保存ができるため、PCの容量負担を減らせることも利点と言えます。
その他、エクセルにはない機能として、複数アカウントでの共有・同時作業が挙げられます。

編集後は即時に自動保存されるため、常に最新の状態をリアルタイムで確認することが可能です。
このように大まかな機能についてお話ししましたが、以下よりGoogleスプレッドシートの基本的な使い方について、具体例と照らし合わせ詳しく解説していきます。

シートの新規作成・編集

Googleスプレッドシートを利用するためには、新規シートを追加する必要があります。
まずは新規シートを追加してみましょう。

 

スプレッドシート管理画面から、左上部に表示されている「空白」をクリックします。

新規シートが作成されました。
新規シートの追加は、空白のほか、進捗管理など様々な用途に合わせたテンプレートから選択することもできます。

シートへのデータ入力や編集は、セルを選択し任意の内容を入力することで行えます。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 基本的な使い方 入力・装飾

 

その他、フィルハンドルを用いたコピー、色やフォントの変更、枠線や装飾、表示形式や図の挿入などについても、基本的な操作はエクセルと同様の方法で利用可能です。

エクセルとはメニューバーや各種機能へのフローに若干の違いがありますが、基本的には表示に従った内容となっていますので、普段エクセルを使用している方ならGoogleスプレッドシート特有の仕様にもすぐに慣れることでしょう。

関数の使用

続いてエクセル表計算の基本となる関数について触れていきます。
Googleスプレッドシートにおいても、合計(SUM)、条件(IF)、計数(COUNT)、平均(AVERAGE)など、関数を用いた表計算が可能です。

例として、下記表の合計部分にSUM関数を用いた計算式を入力していきます。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 基本的な使い方 関数の入力

 

セルE7に金額の合計を求める関数「=SUM(E3:E6)」を入力します。

 

SUM関数が反映され、合計が算出されました。
上記のように、おおむね計算を目的とした関数の使用が可能なGoogleスプレッドシートですが、無料での提供ということもあり、必ずしもエクセルと全く同じという訳ではありません。

その反面、エクセルでは使用できないスプレッドシート特有の便利な関数も数多くあり、上手く活用すれば業務効率の向上にも繋がります。
スプレッドシートで利用できる関数については、下記Googleのヘルプに記載されているリストを参照ください。

参考 : Googleドキュメントエディタヘルプ:Googleスプレットシートの関数リスト

データの自動保存

Googleスプレッドシートは、データを入力すると即時に自動で保存される仕様となっています。
保存時には、シート上部に「ドライブに保存しました」とメッセージが表示されます。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 基本的な使い方 自動保存の確認

保存完了メッセージは一定時間が経つと消えますが、右上部に表示されている最終編集時間で、更新が行われた時間を確認することができます。

 

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 基本的な使い方 保存状態の確認 管理画面

管理画面に戻ると、今回入力したシート名、最終閲覧者名、更新時間などが表示されていますので、自動保存が無事完了していることが分かります。

 

エクセルなど基本的にオフラインで使用するソフトの場合、他者からはメールでの送受信などの手段以外に作業状況が見えづらく、確認までに遅延が発生するという難点があります。
スプレッドシートでは即時に自動保存されるため、他者からも状況の確認がリアルタイムで行えるという利点もあり、エクセルで共同作業をする際の遅延に関する難点をカバーしてくれる側面も兼ね備えています。

更新速度が迅速で入力・編集などの基本操作も分かりやすい仕様であることが、リモートデスクトップの代用としてレンタルパソコンの利用を検討する方の中でGoogleスプレッドシートは一定の評価を得ています。

以上がGoogleスプレッドシートの基本的な操作方法です。
次項では、Googleスプレッドシートの最大の強みであるファイルの共有方法について解説していきます。

③ 他の方とファイルを共有する機能

Googleスプレッドシートは、ファイルを他の方と共有することによって同時閲覧・編集・更新が可能です。
複数人で作業を行う場合や進捗状況の報告などに特化しており、共有した各々のアカウントで常にリアルタイムで最新の情報を確認・共有することができます。

ファイルの共有は、メールでの招待とURLを伝える方法の2つになります。

メールで招待する方法

まずはメールで招待する方法を解説していきます。

Googleスプレッドシートを開き、上記画像の右上部に表示されている「共有」のタブをクリックします。

以下の画像のように「ユーザーやグループを追加」の部分に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート メール共有ユーザー設定

また歯車マークをクリックすると、「他ユーザーとの共有設定」画面に移行し、共有するユーザー側の操作オプションが設定できます。

 

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 共有設定

メールアドレスの入力後、追加ユーザーに与える権限を決めてチェックを入れます。
追加ユーザーに与えられる各権限の内容は以下の通りです。

・閲覧者  :  閲覧のみ可能、編集不可

・閲覧者(コメント可)  :  コメントの追加が可能、編集不可

・編集者  :  編集が可能

権限の決定が完了したら、送信ボタンを押します。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 共有 招待メール

指定したメールアドレスに招待が送られました。
メール画面より「スプレッドシートを開く」を選択すると、共有したGoogleスプレッドシートに移動し、閲覧・編集が可能な状態となります。

 

URLを相手に伝える方法

次に、URLでスプレッドシートを共有する方法を解説します。
メールでの招待と同様に「共有」ボタンを押し、リンクの取得を行います。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート URLの共有

 

「リンクを取得」をクリックすると、共有リンク(URL)が下部に発行されます。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート URL共有 制限設定

URLでの共有についても、メールと同様に権限の設定が可能です。
リンク共有の場合には、まず大きく分けて以下の2つのアクセス制限がかけられます。

・制限付き  :  オーナー側から追加されたユーザーのみアクセス可能

・リンクを知っている全員  :  リンクを知っていれば誰でもアクセス可能

レンタルパソコン Googleスプレッドシート  URLの共有

 

「リンクを知っている全員」に設定した場合には、更に閲覧・編集の権限が設定できます。
アクセス制限や権限の設定が完了したら、「リンクをコピー」をクリックし、URLのコピーが完了です。

普段使用しているチャットなど、任意の連絡フォームへコピーしたURLを貼り付け送信すれば、Googleスプレッドシートの共有が可能となります。

レンタルパソコン Googleスプレッドシート 共有 確認

共有の状況を確認したい場合は、Googleスプレッドシート上部の「共有」ボタン、管理画面のシート名右部のアイコンなどで確かめることができます。
以上のように、共有方法も非常にシンプルであり、Googleのアカウントさえあれば招待を受ける側もスムーズに閲覧・編集ができるため、スピード感・拡散力共に優れています。

詳細を情報を保護した上でチーム内で共有したい場合には閲覧のみ、複数人で同時に作業を進行したい際には編集を制限しないなど、ケースに応じた幅広い使い道が期待できる点もGoogleスプレッドシートの強みと言えるでしょう。

④ マイクロソフト エクセルを読み込める、インポート機能

Googleスプレッドシートには、マイクロソフトのエクセルをインポート(読み込み)ができる機能が搭載されています。
インポート機能を使用すれば、普段お使いのフォーマットやデータをイチから作成する必要がなく、同期することができるため非常に便利です。

マイクロソフト エクセルをインポートする方法

スプレッドシート管理画面にアクセスし、新規シートを開きます。

「ファイル」タブを選択し、一覧の中から「インポート」をクリックします。

アップロードをクリックすると、ファイルの読み込み画面へと移動します。
ファイルのアップロードは、ドラックもしくは「デバイスのファイルを選択」を押し、任意のファイルを選ぶ方法の2種類に対応しています。

任意のファイルをアップロードすると、ファイルのインポート方法の画面が表示されます。
インポートの方法の詳細は、以下の通りです。

インポートの方法を選択し、「データをインポート」をクリックします。

読み込みが完了し、エクセルのファイルが反映されました。
インポート時の注意点として、基本の使い方でもお話したようにGoogleスプレッドシートとの互換性により、対応していないフォントが変換されたり配置崩れが発生する場合があります。

ファイルを読み込む際には、Googleスプレッドシートに対応したフォントや表示形式を選ぶようにするなど、反映後のスタイルを考慮しておくと良いでしょう。

 

⑤ 共同編集を行う際に、セルにメモ・コメントを残す機能

複数人で共同編集を行う際、作業指示や訂正箇所を指定したい場合に便利な機能がGoogleスプレッドシートにはあります。
「メモ機能」ではセルにテキストを貼り付けることが可能であり、「コメント機能」では担当者アカウントが引用・表示される形式で書き込みが行えます。

具体的な活用方法としては、セルに入力されている情報の注意書きとしてメモを挿入したり、担当者からの訂正指示をコメントとして残すなどの手法が挙げられます。

メモを残す機能

メモを反映させたいセルを選択し、「右クリック」もしくはショートカット「Shift + F2」を実行します。

 

一覧をスクロールすると下部に表示される「メモを挿入」を選択し、メモの内容を入力します。

 

挿入されたセルを選択するとメモの内容が表示されます。

コメントを残す機能

コメントしたいセルを選択し、「右クリック」もしくはショートカット「Ctrl(Command) + Alt + M」を実行します。

一覧をスクロールすると下部に表示される「コメント」を選択し、内容を入力します。

入力されたセルを選択すると、コメントが表示されます。

相手を指定してコメントを残す

コメント機能では文字列のコメントに加え、「@」マークを付けユーザーを指定することも可能です。

アドレス表示右のボックスにチェックを入れると、メールで相手に通知を送ることができます。
通知を送らずコメントしたい場合は、チェックをはずした状態で送信しましょう。

コメントへの返信

Googleスプレッドシートでは、入力されたコメントに返信することも可能です。

コメントが表示されているセルを選択し、下部テキストボックスに内容を入力し、「送信」を押します。

返信の内容が反映されました。
このように、コメント機能では簡易的なチャットツールのように、指示や作業内容をやり取りすることが可能です。

Googleスプレッドシートでは、このようなメモ・コメント機能についても、リアルタイムで更新されるため、簡易的なやり取りをしたい場合などに適しています。
各タスクに関する指示内容はGoogleスプレッドシート上で確認し、細かなやり取りをメールやチャットで対応するなど、使い方によって情報共有をスムーズに行うためのツールとしても利用できる優れた機能です。

■テレワーク・在宅ワークで業務効率をあげる

今回は昨今増加しているテレワーク・在宅ワークにおいてレンタルパソコンなどを利用して使えるgoogleスプレッドシートについて解説しました。
テレワーク・在宅ワークにおいて遠隔地からでも作成・共有ができ、会計処理、書類管理、営業進捗、制作・開発等の進行管理等の様々なシーンで利用されているスプレッドシートですが、ちょっとした機能を覚えるだけで業務効率を上げることに繋がります。

解説させていただいた基礎機能を覚えておく、もしくは現在利用中のスプレッドシートの気づきになり、改善につながれば幸いです。
また、定期的にGoogleスプレッドシートの機能面についてご紹介をしていければと思います。

 

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