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ビデオ会議 Zoomによる業務改善 応用【後編】外出時急遽対応 2020.10.01

ビデオ会議 Zoom 利用方法 応用編2-min

社外にいる時や在宅勤務中の外出時に急遽、取引先からZoomによるビデオ会議を求められることはありませんか?

こんな時、わざわざ新しいパソコンがなくても、レンタルパソコンを使えば解決します。

数時間後などすぐにビデオ会議がある場合は間に合いませんが、Zoomはお手持ちのスマホでも可能です。

今回はスマホでのZoomの使い方と、快適にビデオ会議するための方法をお伝えしていきます。

スマホでのZoomの使い方

Step1.Zoomアプリのインストール

まずはZoomアプリをインストールしましょう。検索バーにZoomと入力すると「ZOOM Cloud Meetings」という名称で表示されます。

iOSをお使いの方はAppStore、AndroidならGooglePlayストアからダウンロードします。

Step2.アカウントへのログイン

既にアカウントを持っている場合は、ID・パスワードを入力してサインインします。

Step3.会議用ID・電話番号の入力

登録済みの連絡先から直接招待を貰うか、ミーティングIDもしくは電話番号を教えて貰い、入力して会議に参加します。

スマホでのZoom利用時の準備しておくべき点

緊急の会議でも以下の3つのポイントを抑えておけば、基本的に問題なくビデオ会議ができます。

安定したWifi/インターネット回線の確保

スマホでのオンラインミーティングとなると、まず確認してほしいのが、どの回線を用いるのかという点です。

普段使いであれば標準のモバイルネットワーク回線で問題ありませんが、Zoomでは音声だけでなく動画のデータ通信も発生します。

気がついたら通信キャパシティを超えてしまい、制限がかかって遅延や停止などのトラブルが発生します。

動画は1時間あたり約600MBを消費しますので、残りの通信データ量を確認するか、モバイルWifiを活用しましょう。

レンタルモバイルWifiルーターの比較

 

目線の高さを調整しておく

スマートフォンは普段見下ろして使いますが、ビデオ会議では目線と同じくらいの高さに調整します。

見下ろした状態は顔に光が当たらないのでハッキリ見えず、怖い印象を与えてしまいます。

台や棚、スマホスタンドを活用してベストな位置を見つけましょう。

雑音の少ない場所を選ぶ

詳しくは次項で解説していきますが、外出先でビデオ会議する際は特に場所選びが重要になってきます。

賑わっているお店の中だと音を拾ってしまい、相手に迷惑をかけてしまいます。

早急に出席が必要な場合はマイクをオフにして聞き専に徹しましょう。

突然のビデオ会議でも快適に行える場所

外出先で少し時間がある場合なら、これから紹介する場所の利用をオススメします。

カフェよりも防音性やドリンクサービスなど多方面で優れているので、使い勝手が非常に良いです。

①カラオケ

カラオケは防音性、利用料金、個室である点などを考慮すれば、テレビ会議に最適です。

コロナ以前でも勉強や休憩で利用する方もおり、コロナ後はカラオケの運営会社も専用プランの提供を開始し、利用者が増えています。

(引用元:ビッグエコー

例えば大手カラオケ会社のビッグエコーは60分500円というリーズナブルな価格で「テレワークプラン」のサービスを提供しています。

日中であれば利用者も少なく、外部の音はそこまで気になりません。

不安な方は記事後半で紹介する、遮音機能のあるマイクやヘッドセッドを持ち運べば快適にビデオ会議ができます。

紹介したビッグエコー以外にも、カラオケの鉄人、ジョイサウンド、ジャンカラ、カラオケパセラなどがテレワークスペースやプランを実施しています。

②完全個室の漫画喫茶

主要駅や準ターミナル駅であれば、2~3店舗はある漫画喫茶も外出先のビデオ会議ではオススメできます。

カラオケと同様アフターコロナではテレワークを全面に打ち出した宣伝をしており、それに伴ったサービスを提供しています。

例えば鍵付き完全個室がある快活クラブではWEBカメラの無料貸出やZoomを含め3種類のWEB会議アプリがインストール済みのPCのが用意されています。

上記以外にも基本的にFree Wi-Fiや携帯充電器の貸し出し、USBコンセントが標準装備されています。

③コワーキングスペース

ここ数年で認知度が高まったコワーキングスペースは、月単位もしくは時間単位で利用できる有料のオフィスです。

サテライトオフィスと違う点は、部外者・他業種の方もサービス利用している点にあります。

コワーキングスペースには会議スペースが設けられていたり、座席の間隔が広く作られていることがほとんどです。

都度利用できる店舗も多くありますので、生活圏内のワーキングスペースをチェックしておくことをオススメします。

スマホと一緒に持ち歩きたいビデオ会議の便利アイテム

かばんに入っていると、外出先でのテレワークや作業で役立つアイテムを紹介していきます。

①スマホスタンド

出先での会議通話となると、ビデオの撮影領域に入れたくない部分も出てきますので、調節可能なスマホスタンドの利用をおすすめします。

土台のしっかりしたタイプであれば写真のようにタブレットも対応しています。

価格もリーズナブルで大手通販サイトでは1000円前後で手に入ります。

簡易的なもので、スマホのみ利用であれば100円ショップでも入手可能です。

②モバイルバッテリー

Zoomは動画・音声データのやりとりをするので、どうしてもバッテリーの消費が通常利用時に比べ早まってしまいます。

会議の途中で充電切れで意図しない退出にならないように、モバイルバッテリーを持っておきましょう。

さまざまなタイプがありますが、充電容量が10000mAh以上あれば2~3時間のビデオ会議分の電力供給が可能です。

③ノイズキャンセル機能付イヤホンもしくはヘッドセット

外出先での利用となると、周囲の雑音が入ってくる可能性が多分に考えられます。

そこでノイズキャンセル機能の付いたマイクやイヤホン、もしくはヘッドセットがあればより快適にオンラインミーティングが出来ます。

近年ではイヤホンマイクタイプのものでも同様の機能が付いており、携帯する際に場所をとりません。

普段遣いの延長線上で選ぶとハズレが少ないです。

おわり

操作性や閲覧のし易さを考慮するとレンタルPCでのご利用をおすすめしますが、緊急の場合はスマホでの参加でも十分対応可能です。

また、弊社のレンタルPCサービスを以下の記事で紹介しておりますので、よろしければこちらもぜひご覧になってみてください。

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