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ビデオ会議 Zoomによる業務改善 応用【前編】主催側の利用方法 2020.10.01

ビデオ会議 Zoom 利用方法 応用編1-min

在宅勤務・テレワークの普及により、ビデオ会議をする機会も増え、コミュニケーションツールとしてのZoomは確実に浸透してきています。

そこで次に注目していきたいのが、Zoomの機能をフルに使っての業務改善です。

Zoomには効率化をサポートするさまざまな機能が詰め込まれていますので、シーン別に解説していきます。

ZOOMでのコミュニケーションをより円滑にする機能

まずは通話相手により明確に意図を伝えるための機能を紹介していきます。

【リモートコントロール】設定&業務の遠隔サポートでより円滑に!

せっかく出社せずに在宅でやるのですから、滞りなく業務を進めていつもより早く仕事を終わらせたいですよね。

その名の通り遠隔操作機能で、主催者が参加者の代わりにパソコンを操作できるようになります。

参加者が設定が上手くいかず戸惑っていたり、参加者のPCで業務説明を行うことが可能です。

パソコンの環境はそれぞれ異なり、1回の説明で完結しないことがあるケースなどで活躍します。

【リモートコントロールの使い方】

1.参加者に画面共有をしてもらい、ミーティングツールバーの「オプション」から「リモート制御のリクエスト」を選択します。

2.相手が承認を押せばリモートコントロールがスタートします。

3.マウス/キーボードの操作を許可する場合は、「リモート制御」から「マウス/キーボードの操作を可能にする」を選びます。

【ブレイクアウトルーム】参加者を分けてグループワークが可能

実際の会議やセミナーではレクチャーしたあとに、グループワークで実践してもらうことがよくあります。

Zoomではオンラインミーティング上でも同様のことができる、ブレイクアウトルーム機能が使えます。

また部署や取り組んでいるプロジェクト毎に分類できるので、非常に便利です。

【ブレイクアウトルームの使い方】

1.Zoom公式ページにログインし、マイページへ移動します。

2.設定から「ミーティング」の項目を選び、下へスクロールしていきます。

3.ブレイクアウトルームの機能をONにし、必要であれば割当の許可へもチェックを入れます。

4.ミーティングをスケジュールから」ブレイクアウトルーム事前割当」にチェックを入れて、「ルームを作成」をクリックします。

5.割り当て設定の画面が開くので、ルームの追加とメンバーを選び、保存を選択すれば完了です。

【スポットライトモード】発言している人を目立たせる

会議中の発言者やセミナー講師など、目立たせたい自分の画面を大きく表示する機能がスポットライトモードです。

録画したZoom会議をスピーカービューで見る際は、発言者でなくても咳や物音など大きな音を出した人が自動的に大きく表示されてしまいます。

そんなときもスポットライト機能で固定しておけば快適に視聴ができます。

【スポットライトモードの使い方】

1.画面上部に表示させる参加者にマウスカーソルを置くと「・・・」と表示されるのでクリックします。

2.一覧から「スポットライトビデオ」を選択すると、その人の画面が大きく表示されます。

 

記念撮影をする時のコツ

Zoomミーティングやウェビナーの最後に記念撮影をする機会がありますよね。

キレイに撮りたい時に試していただきたいのが、表示されるユーザー名をオフにすることです。

これだけで画面がかなりスッキリして一気に集合写真っぽくなります。

自分の画面を非表示にしたい場合は、ビデオ画面右上の「・・・」をクリックして「セルフビューの非表示」を選択します。

キャプチャのショートカットはWindowsであれば「 windowsキー + S + Shift + 」、Macでれば「Command + 3 +  Shift」で可能です。

ZOOMを使用した業務をより効率的にする機能

Zoomにはビデオ会議の記録や情報共有に役立つ機能もたくさんあります。

【レコーディング機能】ミーティングを録画して振り返る

手間のかかる議事録の作成もZoomのレコーディング機能があれば、ボタン一つで出来てしまいます。

レコーディングできるのはホストのみで、ゲストが録画する場合はメンバー画面から「レコーディングの許可」を選択すれば可能です。

【レコーディング機能の使い方】

1.会議画面下部の「レコーディング」を押せば録画が開始します。

2.ビデオ会議が終わると自動的にミーティングレコーディングが変換されます。

3.ファイルの保存先を選んで完了です。

【ストレージサービス】クラウド共有でストリーミングも可能

Zoomにはレコーディング機能が付いており、ローカル(パソコン)とクラウドストレージに保存が可能です。

有料会員であればプラン問わず利用でき、映像と音声はもちろん、テキストチャットも振り返えることができます。

【Slack連携】スピーディにオンラインミーティングを開催

チャットツールのSlackは、Zoomアカウントを紐付けての連携に対応しています。

これによりいちいちソフトを起動する手間が省け、ミーティングの必要性があればすぐに参加・開催できます。

【Slackとの連携の仕方】

1.Zoomにログイン後、Zoomのマーケットプレイスに移動して、Slackをインストールします。

2.インストール後、インストールボタンの下に「Pre-approve(事前承認)」が表示されるので、クリックします。

【Googleカレンダー同期】スケジューリングで日程管理

Zoomは今から行うオンラインミーティングだけでなく、数日~数ヶ月先の会議も予約が出来ます。

Googleカレンダーと連携しておけば、予定として表示されるだけでなく、開催が近くなると通知でリマインドしてくれます。

【カレンダー同期の仕方】

1.Zoomを開いて、スケジュールを選択します。

2.Googleカレンダーにチェックを入れて保存します。

3.Zoomからリクエストが来ますので、許可すればGoogleカレンダーに予約されます。

Zoomのオンラインミーティング主催者ができること

Zoomのホスト(主催者)は参加者を管理したり、会議中に可能な操作が追加されます。

ホストのみ実施できる操作

●ミーティングを開始する
●クローズドキャプション(開始する、アサインする、サードパーティーサービスと連携)
●ライブストリーミングを開始する
●全員に対してミーティングを終了する
●共同ホストをアサインする
●ブレイクアウトルームを開始する、参加者をブレイクアウトルーム間で移動する
●待機室を開始する
(引用元:Zoom Japan FAQ

通常のホスト以外にも主催者が権限を譲渡する「共同ホスト」と「代替ホスト」があります。

「共同ホスト」は参加者の管理とクラウド録画の開始・停止のみ、「代替ホスト」はホスト不参加でも同様の権限を持ちます。

オンラインミーティング進行の3つのコツ

ビデオ会議を進行する上でのコツや役立つポイントを、3つピックアップして解説していきます。

①議題の事前送付とリマインド

主催者であれば、参加者に議題を送付しておき、日程が近くなったらリマインドして会議を意識して貰いましょう。

そうすることでよりスムーズにオンラインミーティングが進み、いつも以上に準備をして貰え、質もグッと上がります。

また、ゴールやルールも前もってハッキリさせておくことで積極的な発言が期待できます。

②開始の5~10分前にはルームで待機する

会議中の雰囲気をより良くするため、ミーティングスタートの5分ほど前からスタンバイしておくことをオススメします。

ミーティング前には早めに入室している人もいるので、同じように入ってコミュニケーションを取っておくと会議の活性化に繋がります。

③チャットはONにしておく

Zoomについているチャット機能は進行する上で、ぜひ活用しておきたい機能です。

話を中断しないように質問はチャットでの投稿のみしたり、補佐役にQ&A回答や補足を流しても貰うなどが行なえます。

また、参考資料や補足情報のURLなどの送付もできます。

まとめ

今回はZoomの使い方応用編についてお伝えしてきました。

たくさんの便利機能がありますので、1つずつ取り入れてオンラインミーティングをより良いものしていきましょう。

また、弊社の提供するような高性能のレンタルパソコンも併せて使っていただけばZoom利用での在宅勤務がより快適になります。

下記ページでご案内しておりますので、興味のある方はぜひご一読いただけれ幸いです。

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