news ニュース

レンタルPCで利用する Microsoft Teams(ビデオ会議用・オンラインミーティング) 2020.09.15

Microsoft teams ビデオ会議の利用方法

さまざまなビデオ会議ツールある中で、大手マイクロソフト社のMicrosoft Teamsを利用検討している方も多いのではないでしょうか。

今回はそんなMicrosoft Teamsの特徴、使い方や設定方法についてお伝えしていきます。

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供する、Microsoft365をはじめとする同社のサービスと連携が可能なオフィス支援ツールです。

チャット画面からビデオ会議や通話、ファイル共有などさまざまな作業を1つのツールで行うことができます。

これらを活用することでテレワーク・在宅勤務はもちろん、通常のオフィスワークでの業務がよりスピーディに進みます。

Teamsは在宅勤務・テレワークに最適

遠隔でやりとりをするテレワークでは、コミュニケーションの難しさが課題になってきます。

Teamsのチャットツールを用いることでメール以上に簡単かつわかりやすく質問・報告を行えます。

参加者の状態もプロフィール横に表示されますので、一目瞭然。勤怠管理やスケジュール管理、シフト交換から休暇申請も行うことができます。

その他のビデオ会議ツールについてはこちらで紹介していますので、参考になれば幸いです。

ビデオ会議用・オンラインミーティングの無料ツールまとめ

【PR】高性能レンタルPCでMicrosoft Teamsも快適に動作!

レンタルPC

Microsoft Teamsはマイクロソフト社のさまざまなアプリと連携できる点が、利用する上での大きなメリットです。

スペックが足りないと動作が重く、せっかくのTeamsのパフォーマンスを発揮することができません。

弊社が提供しているレンタルパソコンであれば、そういった問題はありませんし、カメラ・マイク内蔵ですので、届いたらすぐにTeamsをご利用いただけます。

以下でサービスの特徴について紹介していますので、ぜひこちらもご覧ください。

ハイスペックノートPCレンタルのサービス特徴

Microsoft Teamsの設定方法

Teamsはデスクトップアプリまたは、Webブラウザから起動して利用することができます。

チャットツールとファイルの送受信のみの利用や短時間のビデオ会議であればWebブラウザでの利用がおすすめです。

ログインから起動まで

1.まずはTeamsのトップページへ移動します。アカウントを持っている場合は「サインサイン」。これから作る方は「無料でサインアップ」を選択します。

2.サインアップが出来たらアプリを取得、もしくはWeb上でTeamsを起動します。

3.無事ログインができたら上図のようにトップページへ移行します。

各デバイスの選択

1.「今すぐ会議」を選択して自分だけのビデオ会議を開きます。

2.右の欄に「デバイスの設定」という項目が表示されますので、使用したいWebカメラやマイクを設定します。

カメラをONにすれば自分の姿が映りますので、角度などを調整しておきましょう。

チームの作成

1.主催者の場合は、Teams上でグループを作ってメンバーを招待しておく必要があります。まずは左のメニューバーの「チャット」を押して「チームを作成」を選択します。

2.「初めからチームを作成する」あるいは「既存のチームから作成」を選択し、チームの種類を「プライベート」「パブリック」「組織全体」から選びます。

3.チーム名に名前を付けます。あとで変更することも可能です。

4.ビデオ会議したい、情報共有をしたいメンバーを追加すればチームの作成は完了です。

Microsoft Teamsでのビデオ会議の使い方

それではTeamsでどのようにビデオ会議を利用していくのかを解説していきます。

Teamsでのビデオ会議はすぐに会議を始める方法と、会議を予約して行う2つの方法があります。

①ビデオ会議をすぐに開催する

1.トップページから「会議」を選択して、「今すぐ会議」をクリックします。

 

2.「今すぐ参加」を選択します。

3.参加者を追加するには「会議のリンクをコピー」してURLで参加するか、メールを送信して招待します。

②会議をスケジュールして開催する

1.トップページから「会議をスケジュールする」を選択します。

2.予定表に予約されたビデオ会議が表示されますので、「参加」をクリックすれば会議に参加が可能です。

3.開催前に予約したビデオ会議の設定をしたい場合は、「会議するチャンネル」から「スケジュール設定」をクリックします。

4.ここから追加の参加者とスケジュール日程の再設定を行えます。

ビデオ会議のオプション

会議のオプションでは「ロビーをバイパスするユーザー」と「発表者となるユーザー」の設定ができます。

「ロビーをバイパスするユーザー」の設定

会議のホストは会議参加するユーザーが、直接参加するかロビーで一時待機するかを選択することができます。

1人ずつ1対1でビデオ会議したい場合や、外部ゲストを招いて通話をする際に役立ちます。

プルダウンメニューから各項目を選んだ場合、どのように設定に反映されるのかは以下のとおりです。

【各項目の結果】
あなただけです: 会議の開催者は、会議に直接参加できます。 他の参加者は、ロビーで待機します。

自分の組織内のユーザー:お客さまとは異なるメールドメインを持つ同僚やゲストを含む、お客さまの組織内のユーザーだけが、直接会議に参加することができます。

自分の組織の中のユーザーや信頼できる組織のユーザー:Teams 組織内のユーザーと、信頼できる組織からの外部ゲストのみが、直接会議に参加できます。

すべてのユーザー:会議リンクにアクセスできるユーザーは、コールインしてきたユーザーも含めて、誰でも直接会議に参加することができます。

Microsoft Teamsにおける「役割」とその設定

Teamsのビデオ会議では参加者は、「主催者(ホスト)」「発表者」「出席者」のいずれかの役割に分かれます。

これによって参加する人がどこまでの操作をしていいかの権限の付与を行うことができます。

「出席者」の役割

音声・ビデオの通話とチャットへの参加、PowerPointのスライド操作のみが可能です。

具体的な役割は割り当てられておらず、会議の進行や内容に影響する機能は使えません。

「開催者」「出席者」の役割

使える機能に関しては開催者と出席者の差はなく、出席者の機能に加えて以下の機能が使えます。

・デスクトップやウィンドウの共有機能
・他のユーザーから PowerPoint プレゼンテーションの制御権をもらい、スライド操作ができる
・他の参加者の音声をミュートにする
・参加者をオンライン会議から削除する
・ロビーで参加者を招待する
・他の参加者の役割を変更する
・レコーディングの開始と停止

「発表者となるユーザー」の設定

先述した役割の付与はプルダウンメニューから、以下の項目のどれかを選択して決定します。

【各項目の結果】

全員:会議リンクにアクセスできるユーザーは全員、発表者として会議に参加します。

自分の組織内のユーザー:自分の組織内のユーザーのみが発表者となります。 外部からの参加者は、出席者として参加します。

特定のユーザー:招待者の一覧から選択するユーザーのみが発表者となります。 その他のユーザーは、出席者として参加します。

自分のみ:主催者のみが発表者となります。 その他のすべての参加者は、出席者として参加します。

まとめ

Microsoft Teamsはリアルタイムでビデオ会議と、WordやEXCELなどオフィスワークに必要不可欠となったツールと連携ができます。

上手く使いこなして今まで以上に仕事の時間を有効にしていきましょう。

ページトップ

こちらをタップしてお電話を!

03-6385-1099

電話受付:09:00~18:00