レンタルPCで利用するビデオ会議・Web会議・Microsoft Teams(チームス) 2020.09.15

Microsoft teams ビデオ会議の利用方法

国内でもテレワーク・在宅ワークが浸透し、多くの企業・人の働き方が変化してきました。
弊社のレンタルパソコンをご利用いただくお客様にも多くおられますが、テレワーク・在宅ワークに欠かせないともいえるノートパソコンをビデオ会議・WEB会議のために利用するケースが多くを占めています。
Zoom(ズーム)やgoogle meet(ミート)など様々なビデオ会議ツールがある中で、大手マイクロソフト社のMicrosoft Teams(チームス)を利用検討している方も多いのではないでしょうか。
Microsoft Teams(チームス)ではどんなことができる?どんな時に役立つ?使い方は?複雑なのでは?
などといった疑問や知りたい事も多くあることと思います。
今回はMicrosoft Teams(チームス)の特徴、使い方や設定方法についてご紹介していきます。

Microsoft Teams(チームス)とは

出典:『Microsoft Teams』

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供するオフィス支援ツールです。
在宅勤務・テレワークに最適
遠隔でやりとりをするテレワーク・在宅ワークでは、意思の疎通や認識の共有など、どうコミュニケーションをとるか。という点が課題になってきます。
Microsoft Teamsのチャットツールを利用することでメールや電話以上に簡単且つわかりやすく質問・報告をおこなえます。
参加者の状態もプロフィール横に表示されるので、勤怠管理やスケジュール管理、シフト交換から休暇申請もMicrosoft Teamsでおこなうことができます。

Microsoft365と連携
Microsoft Teamsは同社の提供するサービス、Microsoft365と連携が可能となっており、以下のような事を実現させてくれます。
・Outlookの予定表にて会議通知の送信
・ビデオ会議・Web会議中にExcel・PowerPoint等の資料を共有・共同で作成
・ビデオ会議・Web会議でのプレゼンをStreamに保存、同プレゼン内容を振り返りFormsで集計をとる
これらを活用することでテレワーク・在宅ワークはもちろん、通常のオフィスでの業務までより効率よくスムーズにおこなえます。
それではMicrosoft Teamsの利用方法について解説していきます。

1・設定方法

Microsoft Teamsはデスクトップアプリまたは、Webブラウザから起動して利用することができます。
チャットツールとファイルの送受信のみの利用や短時間のビデオ会議であればWebブラウザでの利用がおすすめです。
では、ログインから起動までの手順を説明していきます。

ログインから起動まで

出典:『Microsoft Teams』

1.まずはMicrosoft Teamsのトップページへ移動します。アカウントを持っている場合は「サインサイン」アカウントを持っていない場合は「無料でサインアップ」を選択します。

2.サインアップが出来たらアプリを取得、もしくはWeb上のブラウザでMicrosoft Teamsを起動します。

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3.ログインができたら上記画像のようにトップページへ移動します。

デバイスの設定

1.まず「今すぐ会議」を選択して自分だけのビデオ会議を開き、デバイスの設定をおこないます。

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2.右の欄に「デバイスの設定」という項目が表示されますので、使用したいスピーカー・カメラ・マイクを設定します。
カメラをONにすれば自分の姿が映りますので、角度などを調整しておきましょう。

チームの作成

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1.ビデオ会議・Web会議を主催する場合は、Microsoft Teams上でグループを作ってメンバーを招待する「チーム作成」をする必要があります。
まずは左のメニューバーの「チャット」を押して「チームを作成」を選択します。

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2.「初めからチームを作成する」または「既存のチームから作成」を選択し、チームの種類を「プライベート」「パブリック」「組織全体」から選びます。

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3.選択したチームに名前を付けます。※チーム名は変更することも可能です。

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4.ビデオ会議・Web会議をしたいメンバー、情報共有をしたいメンバーを名前を付けたチームに追加すればチームの作成は完了です。

2・Microsoft Teamsでのビデオ会議の使い方

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それでは実際にMicrosoft Teamsでどのようにビデオ会議を利用していくのかを解説していきます。
Microsoft Teamsでのビデオ会議・Web会議はすぐに会議を開始する「今すぐ会議」と予約した時間に会議を開始する「会議をスケジュールする」の2つの方法があります。

ビデオ会議をすぐに開催する

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1.トップページから「会議」を選択して、「今すぐ会議」をクリックします。

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2.「今すぐ参加」を選択します。

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3.参加者を追加するには「会議のリンクをコピー」をクリックしてコピーした会議のURLを共有して参加、またはメールで招待して参加します。

会議をスケジュールして開催する

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1.トップページから「会議をスケジュールする」を選択します。

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2.予定表に予約されたビデオ会議が表示されますので、「参加」をクリックすれば会議に参加が可能です。

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3.開催前に予約したビデオ会議・Web会議の設定をしたい場合は、「会議するチャンネル」から「スケジュール設定」をクリックします。

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4.ここから追加の参加者とスケジュール日程の再設定をおこなえます。

ビデオ会議・Web会議のオプション

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会議のオプションでは「ロビーをバイパスするユーザー」と「発表者となるユーザー」の設定ができます。

ロビーをバイパスするユーザーの設定

会議のホストは会議参加するユーザーが、直接参加するかロビーで一時待機するかを選択することができます。
1人ずつ1対1でビデオ会議したい場合や、外部ゲストを招いて通話をする際に役立ちます。
プルダウンメニューから各項目を選んだ場合、どのように設定に反映されるのかは以下のとおりです。

【各項目の結果】
あなただけです: 会議の開催者は、会議に直接参加できます。 他の参加者は、ロビーで待機します。
自分の組織内のユーザー:お客さまとは異なるメールドメインを持つ同僚やゲストを含む、お客さまの組織内のユーザーだけが、直接会議に参加することができます。
自分の組織の中のユーザーや信頼できる組織のユーザー:Microsoft Teams 組織内のユーザーと、信頼できる組織からの外部ゲストのみが、直接会議に参加できます。
すべてのユーザー:会議リンクにアクセスできるユーザーは、コールインしてきたユーザーも含めて、誰でも直接会議に参加することができます。

3・各参加者の役割とその設定

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Microsoft Teamsのビデオ会議・Web会議では参加者は、「主催者(ホスト)」「発表者」「出席者」のいずれかの役割に分かれます。これによって参加する人がどこまでの操作をしていいかの権限の付与を行うことができます。

「出席者」の役割

音声・ビデオの通話とチャットへの参加、PowerPointのスライド操作のみが可能です。
具体的な役割は割り当てられておらず、会議の進行や内容に影響する機能は使えません。

「開催者」「出席者」の役割

使える機能に関しては開催者と出席者の差はなく、出席者の機能に加えて以下の機能が使えます。

・デスクトップやウィンドウの共有機能
・他のユーザーから PowerPoint プレゼンテーションの制御権をもらい、スライド操作ができる
・他の参加者の音声をミュートにする
・参加者をオンライン会議から削除する
・ロビーで参加者を招待する
・他の参加者の役割を変更する
・レコーディングの開始と停止

「発表者となるユーザー」の設定

先述した役割の付与はプルダウンメニューから、以下の項目のどれかを選択して決定します。

【各項目の結果】

全員:会議リンクにアクセスできるユーザーは全員、発表者として会議に参加します。
自分の組織内のユーザー:自分の組織内のユーザーのみが発表者となります。 外部からの参加者は、出席者として参加します。
特定のユーザー:招待者の一覧から選択するユーザーのみが発表者となります。 その他のユーザーは、出席者として参加します。
自分のみ:主催者のみが発表者となります。 その他のすべての参加者は、出席者として参加します。

4・Microsoft Teamsを最大限有効活用するために

Microsoft Teamsの大きなメリットはビデオ会議がおこなえることは勿論、同社の様々なアプリやWord・EXCELなどオフィスワークに必要不可欠となったツールと連携できる点にもあります。
このメリットもPCのスペックが不足していると動作が重く、せっかくのMicrosoft Teamsのパフォーマンスを発揮することができず、Microsoft Teamsを最大限に有効活用できません。
弊社が提供しているレンタルパソコンであれば、スペック不足の問題はありませんし、カメラ・マイク内蔵ですので、届いたらすぐにMicrosoft Teamsをご利用いただけます。
以下でサービスの特徴について紹介していますので、よろしければ是非こちらもご覧ください。
ハイスペックノートPCレンタルのサービス特徴

今回はMicrosoft Teamsを紹介しましたが、ご利用の検討・参考になれば幸いです。

 

 

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