レンタルパソコン でのGoogle(グーグル)ドキュメントの使い方・活用方法 2021.05.28

レンタルパソコンでGoogleドキュメントを使う方法

テレワーク・リモートワークにより、在宅での勤務者の増加と共に増えているのがオンライン・クラウド(Web)の利用です。

文章作成といえば、これまでマイクロソフトのワード(Word)が主流でした。
議事録、原稿、プレスリリース、指示書、経緯報告書等の書類作成に多くの方が活用されきたと思います。

レンタルパソコン においても、必須ツールとして利用されていますが、昨今の在宅勤務が増えた影響で状況が変わってきています。

その訳は、ひとつの書類を共同で作成したり、確認や修正を行う場合、都度ワードのファイルをメールあるいはチャットに添付して送るという流れでは、余計な工数がかかります。

そこで徐々にオンライン・クラウド(Web)上で共同作業が行えるGoogle(グーグル)ドキュメントの利用頻度が高まっています。

Googleのアカウントがあれば誰でも無料で使えるため、幅広い職種で使用されています。
またGoogleが提供していることもあり、セキュリティ面でも安心して利用できると支持を得られています。

今回は前回ご紹介したGoogle スプレッドシートの解説に続き、レンタルパソコンの利用時にも使用頻度が高いGoogleドキュメントの使い方について解説いたします。

Googleドキュメントの利用方法

①アクセス方法

Googleドキュメントは、Google ドライブに格納されている文書作成に特化したオンラインアプリです。
そのため、Googleドキュメントを利用すると、自動的にGoogleドライブと紐付けされます。

 

ステップ1.Googleアカウントでログイン

Googleにログイン

Googleを開いてログインします。

 

ステップ2.Googleドキュメントにアクセス

Googleドキュメントにアクセス

Googleアプリのメニューを開き、Googleドキュメントをクリック。
同時にGoogleドライブと紐付けされ、作成した書類は「Googleドライブ」に保存されます。

 

このようにアプリのダウンロードなどを行わずにGoogleのアカウントでログインするだけで、簡単にアクセスが可能です。

レンタルパソコン においても導入が手軽で簡単です。

 

②基本的な使い方

Googleドキュメントの機能や操作方法は非常にマイクロソフト社のワードと似ています。
初めての利用でも、ワードが使える方なら問題なく操作できるでしょう。

ワードと異なる点は、Googleドライブとの紐付けによるクラウド(web)への保存が可能な点です。そのため、以下の利点が挙げられます。

・突然パソコンが壊れても、別のパソコンからGoogleドライブにログインすれば、作成した文書の確認や編集ができる

・レンタルPCを利用する際、端末の取り替えを行ってもデータ移行の必要性がない

・クラウドにデータを保存するため、パソコンの容量負担を減らすことができる

・複数アカウントによる共同編集および共有が可能

・編集後は自動保存されるため、最新データを他のメンバーと共有可能

では、早速使用してみましょう!

 

シートの新規作成・編集

Googleドキュメントを開くと、上部に「新しいドキュメントを作成」という項目が表示されます。

Googleドキュメント新規作成画面

通常の白い画面を出したい場合は一番左の空白をクリックします。

 

入力画面

Googleドキュメント入力画面

ご覧の通り、Googleドキュメントはマイクロソフト ワードと似ている画面です。

 

データの自動保存

Googleドキュメントデータの自動保存

文字を入力すると自動で「①保存しています」と表示され、その後「保存しました」へと切り替わります。

②の場所には最後に編集した時刻からどれぐらい時間が経過したか、または日時が表示されます。

「保存」ボタンを押さなくても自動保存されます。

 

③他の方とファイルを共有する機能

作成したファイルを第三者とオンライン・Web上で共有する方法です。

Googleドキュメント共有方法

共有する方法は2つ。

ひとつはGメールのアドレスを追加して共有する方法です。
もうひとつは「リンクを取得」し、共有したい人にリンクを教えるやり方があります。
今回はメールで共有する方法をご紹介します。

Googleドキュメントメールで共有方法

権限とは、ファイルを見せるだけの「閲覧者」(編集不可)か、編集もできる「編集者」かを選ぶことができます。

右下の送信を押すと、相手のGmailにメールが送信されます。

メールが不要な場合は「通知」のチェックを外してください。

共有する人は一人に限らず、複数の人を登録することができます。

Googleドキュメント共有した画面

ファイルを共有した相手がファイルにアクセスすると、右上にその人のアイコンが表示されます。

 

 

④マイクロソフト ワードを読み込めるインポート機能

すでにマイクロソフト ワードで作成した文書をGoogleドキュメントにインポートしたい際に利用する機能です。

Googleドキュメントインポート機能

ワードのファイルをアップロードします。

 

 

Googleドキュメントワードファイルをインポートする

 

アップロードが完了すると、ワードで作成した文章が表示されます。

これ以降、Googleドキュメントで編集し、共有・共同編集することができるようになります。

作成したファイルをWordファイルにしてダウンロードすることも可能です。

その際は、メニューの「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft word」を選択してください。

 

⑤共同編集を行う際にコメント・チャット機能

コメント機能

共同編集者にコメント機能を使って確認等の付箋を貼るイメージです。

 

Googleドキュメントコメント追加の方法

コメント履歴は右上のボタンをクリックすることで表示・非表示の切り替えができます。

 

チャット機能

共有した第三者がオンラインでファイルを見ているとき、「チャットを表示」というボタンが表示され、チャットをすることができます。

Googleドキュメントチャット機能

※「チャットを表示」の機能はオフラインの人とは利用できません。

 

Google ドキュメントは無料なのでまずは利用を!

いかがでしたか?Googleドキュメントを使用して、とても簡単にオンライン・クラウド(Web)上で書類作成ができることをご紹介しました。

レンタルパソコン をご利用される際はワードとの互換性もあり、オンラインで共同編集できるGoogleドキュメントはこれからのビジネスシーンにおいて必要不可欠になってくるのではないでしょうか。

まだ試されていない方は無料ですので、ぜひGoogleアカウントを作成しトライしてみてください。

また、すでに使用したことはあるけれど、あまり使いこなせていないという方は、この機会に使っていなかった機能に触れて作業効率を図ってみてはいかがでしょうか。

今回ご紹介した機能は一部ですので、今後もGoogle ドキュメントの機能面については随時ご紹介していきます。

Googleドキュメントを使いこなして、業務時間を圧縮していきましょう!

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。

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