ひとり情シスが導入する社内Wikiとナレッジ共有方法 2022.01.21

ひとり情シスの業務は、担当者自身が覚えておけば問題ないため、ナレッジの共有は不要なものに感じてしまいます。

しかし、ひとり情シスで積み重ねた知識・ノウハウは、採用後の教育がスムーズになるなど、社内にとって残しておくべき重要なものです。

今回は、ひとり情シスが導入すべき社内Wikiとナレッジの共有方法についてご紹介します。

社内Wikiとは

社内Wikiはインターネット上で閲覧ができる社内の情報・ノウハウを蓄積したツールのことを言います。

知りたいことや注意事項をweb上で素早く確認できるようになるため、業務効率化につながります。また社内Wikiは共同編集も可能になるため、常に新しい情報を追加・更新できます。

社内Wikiツールのメリット・デメリット

社内Wikiツールのメリット

①情報やナレッジの属人化防止

情シス用の社内Wikiツールを導入することで、情報やナレッジの属人化を防止できます。

ひとり情シスは、情報システム業務をひとりないし2〜3人の少人数体制で行っている状態です。

業務内容を知っている者が少ない時点で、ひとり情シスは属人化になりやすいのがわかります。

このような状態で情シス担当が辞職あるいは休職した際、新たな人材を補填しても、マニュアルだけでは対応しきれない部分があります。

その点、わからない点は社内Wikiを参考にすれば解消できるため、誰でも一定の水準まで業務を遂行できるようになります。

②情報やナレッジの一元管理による業務の質・効率のアップ

情シスの知識やノウハウを社内Wikiに蓄積しておけば、情報・ナレッジの一元管理が可能です。

自分の中で情報を管理する必要がなくなるので、今すべき作業に集中でき、業務の質・効率もアップできます。

③人材教育コストや業務の引継ぎコスト軽減

ひとり情シスでよくある問題が、人材教育や業務引き継ぎにコストがかかる点です。

ひとり情シスは、情報システム業務をひとりで担うので、新たな人材を育てるための時間的コストが確保できません。 その中で、教育・引き継ぎを行わなければならないのは、非常に負担が大きく、作業効率も悪くなるばかりです。

しかし、社内Wikiがあれば、生きたマニュアルの提供ができ、研修もスムーズに行えます。PDFや紙媒体でのマニュアルとは違い、社内wikiの場合は業務の中で改善点があれば直ぐに再編集・再投稿ができるため、常に最新情報の共有も可能になります。

社内Wikiツールのデメリット

①導入・運用が不十分だと形骸化する

社内Wikiツールの導入や運用の浸透に失敗すると、情シスの知識・ノウハウが蓄積されません。

そうなると社内での認知もうまくいかず、いずれ社内Wikiが形骸化してしまう恐れがあります。

②ツールの使い分けが難しい

社内Wikiは情報の蓄積やナレッジの共有に特化しているツールです。

社内外の連絡やタスク管理には、別のツールを利用するため、使い分けが難しい点があります。

また、チャットツールやタスク管理ツールで情報の共有ができるため、情報管理の徹底が必要です。

社内Wikiツールの選び方

①必要な機能を満たしているか、類似ITツールはないか

社内Wikiツールと一言でいっても、使える機能はさまざまです。

• ・権限設定
• ・スマホ対応
• ・通知設定
• ・検索機能
• ・ラベル付け
• ・ディレクトリ整理

上記のように、自社が社内Wikiを利用する際に必要な機能を満たしているかを確認しましょう。

また、すでに社内Wikiのようなシステム・ツールを利用している場合もあります。 類似ITツールの導入は、情報の一元管理ができなくなり混乱を招く原因となります。そのため、 社内Wikiと類似のITツールを自社で利用していないかも確認しておきましょう。

②使いこなせるか、蓄積・検索しやすいか

社内Wikiをひとり情シス内で浸透させるには、使いこなせるか、蓄積・検索しやすいかは重要です。今後採用した新入社員など、誰が使っても簡単に使いこなせる操作性やアクセス、管理のしやすさも重視しておきましょう。

③金額は適正か

社内Wikiツールの金額は、必要な機能が網羅されている中で適正かを考慮して決める必要があります。

機能が充実しているという理由で価格の高い社内Wikiツールを選んでも、使いこなせなければコストが増えるだけです。

一方、コスト削減のために安い社内Wikiツールを選ぶと、必要な機能がなく、使いにくい事態になることもあるでしょう。 自社に必要な機能と使いやすさを踏まえた上で、適正価格帯かどうかを判断してください。

④セキュリティは万全か

社内Wikiに蓄積する情報は、基本的に社外秘の内容を含んでいます。

そのため、ITリテラシーが高くない社員が利用しても、情報漏洩が起きにくいセキュリティを備えているかも要チェックです。 また、社内でのセキュリティを考えるのであれば、IPアドレス制限や、ユーザー権限設定のある社内Wikiツールを選ぶのが最適です。

4.おすすめ社内Wikiツール10選

おすすめ社内Wikiツールを費用がかかるものから安い順に並べてみました。

※各サービスサイトに記載されている情報から作成を行いました。
※「価格」の表記でドルのものは1ドル115円換算、年間契約のものは月額に、複数名利用のものは1名あたりの単価をだしております。

それでは１つずつ解説していきます。

Qiita:Team（キータチーム）

「Qiita:Team（キータチーム）」はエンジニアに関する知識を記録共有するためのサービスとして有名な「Qiita」のビジネス版です。

利用実績累計5,000チーム以上を誇る、有名な社内Wikiツールの一つです。SlackやTrelloなどの外部機能とリンクさせることができるため、より業務効率化に繋げられます。

また、30日間の無料トライアル期間もあるため、まずはお試しで使うことが可能です。

esa（エサ）

esa（エサ）は、1つ1つのマニュアルが長くなることが想定される企業におすすめの社内wikiです。

書き途中状態のドキュメントは、何度更新しても通知は飛ばないため、気兼ねなく、何度も更新が可能になっています。

また、履歴も残るので、巻き戻しも簡単に行えます。トライアル期間は他のツールよりも長く、60日設けられているため、色々な機能を試すことが可能です。

Notion（ノーション）

「Notion（ノーション）」はドキュメントやメモ、タスク、スケジュール等を一つのツールで管理したい方におすすめのツールです。

「All-in-one workspace」がコンセプトになっており、一つのワークスペースでドキュメント作成、タスク管理、メモ、プロジェクト管理、スプレッドシートが利用でき、それら全てを共有可能となっています。

また、テンプレートも用意されているため、文書形式を統一することもできます。

NotePM（ノートピーエム）

Word・Excel・PDFファイルの中身まで検索できる、全文検索機能がある社内Wikiツールです。

そのため、専門用語などが多い企業にはおすすめのツールです。

高機能エディタとテンプレートが用意されており、画像編集機能、動画共有機能も可能となっています。

Microsoft Teams、Slack、Chatwork、LINE WORKSと連携できるため、幅広く利用できます。

Confluence（コンフルエンス）

「Confluence（コンフルエンス）」は多機能が特徴の社内Wikiツールです。ドキュメント作成において、テンプレートが用意されているため、「作成する人によって形式や内容に差がある」といった課題を解決できます。

また、作成した後の構成も、ページツリーを用いた直感的な構成となっており、設定や作成、検索も容易にできるよう考慮されています。

DocBase（ドックベース）

「DocBase（ドックベース）」は「爆速で情報共有」がコンセプトの情報共有ツールです。

Markdown対応、かつMarkdownの入力サポート、Markdown書き方一覧までついているため、Markdownを使ったことない初心者でも利用可能になっています。

同時編集機能では、1つのメモを最大10人まで同時に編集でき、メンバーのカーソル位置がわかるようにリアルタイム反映となっているため、同じ箇所を編集するといった事態も避けられます。

Kibela（キベラ）

「Kibela（キベラ）」は他の情報共有サービスからのインポートも可能で、動画、画像、Excel、CSV、スプレッドシートからコピー&ペーストもでき、シンプルな設計ではありながら、機能性を兼ね備えた社内wikiです。投稿も簡単にできるため、業界、業種問わず使いやすいツールとなっています。

ユーザーへの権限設定や、グループでアクセスコントロールができるため、必要に応じて、対象範囲を絞ることもできます。カスタマーサポートとして、チャット、メールサポートが導入されているため、何かあった場合も安心です。

Qast（キャスト）

「Qast（キャスト）」は投稿、閲覧、整理、検索、全ての機能において、シンプルな使い勝手/見た目が特徴です。

その他にも社内の疑問はQ&Aに、自ら発信するナレッジはWikiに投稿と、使い分けることができます。

投稿数や、投稿に対する反応数に応じて投稿者にスコアを付与する仕組みがあり、ランキング形式で表示され、特定の期間内に誰がどれだけ貢献したかが明確になります。現在、導入企業数は4,000以上となっており、数多くの企業様で利用されているツールとなっています。

PukiWiki（プキウィキ）

「PukiWiki（プキウィキ）」は簡単に自社サーバへインストールできることはもちろんのこと、豊富なプラグインを使ってさらに自由に機能を拡張することができる社内wikiツールです。開発言語はPHPのため、必要であればコードのカスタマイズも可能となっています。

UIが本家ウィキペディアに近いこともあり、馴染みのあるデザインとなっています。

Knowledge（ナレッジ）

「Knowledge（ナレッジ）」は使用するまでに簡単にセットアップをしたい方におすすめの社内wikiツールです。国内初のMarkdownで記述ができるオープンソースWikiであり、GitHubでソースコードも公開されているため、自分でカスタマイズすることが可能です。

また、モバイル表示にも対応しているため、使い勝手が良いのも特徴です。

ひとり情シスが導入する社内Wikiとナレッジ共有方法まとめ

今回は、ひとり情シスが導入する社内Wikiとナレッジの共有方法について解説しました。 ひとり情シスは負担が大きい分、作業効率を良くするツールを活用するのは必須です。 社内Wikiを活用すれば、自身だけでなく今後担当する方の業務負担を減らすことができるでしょう。 ぜひ、情報システム業務の作業効率化に、社内Wikiを活用してみてください。