コールセンターの立ち上げに必要な機材・システム|費用についても解説 2022.06.22

安定的に顧客満足度を高める手段としてコールセンターの立ち上げがあります。

しかし、コールセンターを構築するには、相応の機材・システムの準備が必要です。

本記事では、コールセンターの立ち上げに必要な機材・システムに加え、費用がどのくらいになるかを解説します。

コールセンターの立ち上げは準備する機材・システムが多い

コールセンターの立ち上げに必要な機材・システムは決して少なくありません。

さらに、配置する人員数が多くなるほど、人数分の機材導入が必要になり、コストは多くなるでしょう。

特にコールセンターでは、対応のために1人1台パソコンが必要です。

7万円のパソコンを導入するとした場合、10人分で70万円の費用が発生します。

さらに電話やシステム導入費用を考えると、ある程度の予算確保はすべきでしょう。

コールセンターの立ち上げに必要な機材・システムとは

コールセンターの立ち上げには、具体的にどのような機材・システムが必要なのか気になるところです。

そこで、最低限コールセンターを運用するために必要な機材・システムについてご紹介します。

電話・CTIシステム

現在のコールセンターにおいては、電話とCTIシステムが連携されて、スムーズな顧客対応を実現しています。

CTI(Computer Telephony Integration)は、コンピュータと電話を統合する、コールセンターにおいては必須のシステムです。

お客様から電話を受けると、各オペレーターに分配される、通話録音、顧客情報のポップアップは全てCTIシステムが担っています。

現在ではクラウド型のCTIシステムもあり、導入スピードが早くコストを抑えられるようになりました。

電話については1人1台必要なものの、CTIシステムについては社内全体で1契約あれば十分です。

CRMツール

CRM(Customer Relationship Management)ツールは、顧客管理を円滑にしてくれるシステムです。

応対内容を履歴として保存し、顧客から再度問い合わせがあった場合に遡って確認できるようになります。

過去の対応履歴に沿って案内ができるため、誰が対応しても一定の応対品質を保つのが狙いです。

コールセンターで担当制を導入するのは珍しいからこそ、CRMによって情報共有管理しておくのが大切になります。

インターネット回線

インターネット回線を整備しておくのもコールセンターには重要な項目です。

顧客からの問い合わせに対して、CRMへのアクセスやWebサイトを調べて回答する場合、回線速度の遅さは対応品質の低下につながります。

また、回線速度の遅さは、インターネットを利用するスタッフのストレスにもなるでしょう。

お客様を待たせないようにするためには、高速で通信容量に制限がない、あるいは大容量の回線の整備も覚えておいてください。

パソコン

パソコンはCRMシステムの利用や電話と社内ネットワークとの連携に必要です。

電話同様に1人に1台割り当てる必要があるため、できるだけコストを抑えておきたい部分ではあります。

しかし、スペックが低いと対応品質の低下を招く恐れがあるため、円滑な業務をこなせる程度の性能は欲しいところです。

パソコンを購入する場合は、初期不良や突然のトラブルに対応できるよう、予備をストックしておくのもリスクヘッジにつながります。

業務・管理マニュアル

コールセンター全体の効率化を図るために、業務・管理マニュアルも準備しておくべきです。

  • ・顧客応対フロー
  • ・CRMの使い方
  • ・電話転送や受電の仕方
  • ・エスカレーションフロー
  • ・オペレータ管理・顧客管理

コールセンター業務は、マニュアルにすべき部分は多いものの、属人化するリスクはありません。

立ち上げから業務を続けていくに連れて、マニュアルも変化するので、Web上でマニュアルを作るのがおすすめです。

スタッフが対応中・待機中にマニュアルを確認できるだけでなく、周知事項の伝達も容易になります。

コールセンター立ち上げの初期費用はどのくらい?

コールセンターを立ち上げる場合、どのくらいの初期費用になるのかおおよそ予測しておきたいところです。

立ち上げに必要なコストは

  • ・オフィス利用料
  • ・ネット回線工事費
  • ・機材・システム導入費
  • ・人件費

以上が発生します。

コールセンターの規模・業務によって初期費用が変動しますが、およそ30万〜300万で立ち上げができるでしょう。

初期投資を抑えるならレンタルパソコンがおすすめ

初期投資を抑えたいなら、レンタルパソコンの利用がおすすめです。

例えば、10万円のパソコンの場合、レンタルなら月額1万円以内で利用できる可能性があります。

仮にレンタルを1万円とし、10台用意すると

  • ・購入の場合:100万円
  • ・レンタルの場合:10万円

となり、初期投資に90万円の差が生まれます。

また、レンタルは全額経費に計上できるため、購入とは違い減価償却を考える必要がありません。

経理上の処理が楽になるメリットもあるので、初期投資を抑えたい際は、ぜひレンタルパソコンの導入をお考えください。

なお、「法人向けパソコンが高い…」と感じている方は、レンタルという手段がおすすめです。

レンタルPCネット

平均、約8,218円のところ、当サービス「レンタルPCネット」であれば、月額5,500円〜利用できるので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

今回は、コールセンターの立ち上げに準備すべき機材・システム、初期費用の解説をしました。

コールセンター業務を円滑に行うためには、機材・システムの整備は必須です。

本記事を参考にして、必要な機材・システムを理解し、コールセンターの立ち上げを円滑に進めていきましょう。

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